Lumamed to dynamicznie rozwijający się sklep internetowy specjalizujący się w wyrobach medycznych. W ich szerokim asortymencie znajdują się m.in. środki opatrunkowe, sprzęt diagnostyczny, a także akcesoria wspomagające rehabilitację. Wyróżnia ich nie tylko wysokiej jakości oferta, ale również fokus na szybką i bezproblemową obsługę zamówień – to kluczowy element w tej branży.
Lumamed zgłosił się do nas, bo proces obsługi zamówień, z uwagi na rosnącą skalę, zaczynał sprawiać coraz więcej trudności. Zauważyliśmy, że wiele działań mogłoby zostać zautomatyzowanych, co przyniosłoby oszczędność czasu i odciążyło pracowników oraz samego właściciela. Największym wyzwaniem był etap ręcznego potwierdzania zamówień w systemie e-commerce (Shopper) i wprowadzania ich do firmowego systemu ERP (Optima).
W ramach przygotowań do wdrożenia automatyzacji, stworzyliśmy diagram sekwencji, który pozwolił nam dokładnie określić, ile scenariuszy realizacji zamówienia ma miejsce w danym miesiącu. Dzięki temu uzyskaliśmy dokładną liczbę interakcji wymagających manualnej obsługi i potencjalnych oszczędności, jakie mogłaby przynieść automatyzacja tego procesu.
Co zrobiliśmy?
Etap I: konsulting procesowy
Na starcie kluczowe było dokładne zrozumienie procesu obsługi zamówień w Lumamed. Firma generuje około 1400 zamówień miesięcznie, z których każde wymagało manualnego potwierdzenia w systemie ERP (Optima), po wcześniejszym wprowadzeniu go przez platformę e-commerce (Shopper).
Średni czas obsługi jednego zamówienia wynosił 60 sekund, co sumowało się do około 23 godzin miesięcznie spędzanych wyłącznie na tej czynności. Przy stawce 62,5 zł za godzinę pracy, koszt obsługi zamówień wynosił około 1458 zł miesięcznie, czyli blisko 17 500 zł rocznie. Co więcej, proces ten często angażował właściciela firmy, co stanowiło dodatkowy koszt związany z niewykorzystanym potencjałem na rozwój biznesu.
Podczas analizy wyzwań związanych z procesem zauważyliśmy, że problem będzie się pogłębiać wraz z rosnącą liczbą zamówień. Wzrost sprzedaży bez wdrożenia automatyzacji prowadziłby do liniowego wzrostu czasu poświęcanego na ręczne działania, co generowałoby coraz wyższe koszty operacyjne.
W ramach konsultacji procesowej stworzyliśmy diagram sekwencji, który stanowił szczegółową mapę całej procedury obsługi zamówień. Diagram ten, opracowany w standardzie UML, był kluczowy dla zaprogramowania odpowiedniego rozwiązania automatyzacyjnego, które miało na celu odciążenie zespołu.
Link do diagramu:
Wyniki analizy
Nasza analiza wykazała, że możliwe jest zautomatyzowanie około 1000-1200 zamówień miesięcznie. Około 400 zamówień stanowiło tzw. przypadki brzegowe, w których procedura była na tyle złożona, że wdrożenie automatyzacji na tym etapie byłoby nieopłacalne przy obecnej skali działalności. Dla pozostałych zamówień możliwe było wdrożenie efektywnego rozwiązania, które znacząco przyspieszyłoby proces.
Oszczędności:
Liczba zamówień do automatyzacji: 1000 miesięcznie
Czas ręcznego wprowadzenia 1 zamówienia: 1 minuta
Czas oszczędzony: 16,7 godzin miesięcznie
Oszczędność miesięczna: 1 041,67 zł
Oszczędność roczna: 12 500,00 zł
Koszty inwestycji
Aby wdrożyć automatyzację, konieczne było stworzenie odpowiednich robotów. Koszt ich przygotowania to 45 godzin pracy przy stawce 250,00 zł netto za godzinę, co daje łącznie 11 250,00 zł netto. Dodatkowo trzeba było kupić oprogramowanie Macro Recorder w wersji Enterprise za 258,00 $ (licencja lifetime), co podniosło całkowity koszt inwestycji to około 12 350 zł netto.
Kalkulacja opłacalności (ROI)
Na podstawie powyższych danych ROI (zwrot z inwestycji) wyniósł 102%.
Automatyzacja nie tylko obniżyła koszty operacyjne, ale również umożliwiła bardziej efektywne wykorzystanie czasu właściciela firmy, co w dłuższej perspektywie miało pozytywny wpływ na rozwój biznesu.
Podsumowując, nasze działania w ramach konsultingu procesowego i przygotowania automatyzacji pozwoliły Lumamed na optymalizację zasobów i znaczącą redukcję kosztów związanych z obsługą zamówień.
Etap II: wdrożenie technologiczne automatyzacji
W związku z ograniczeniami w interfejsach programistycznych aplikacji Shoper oraz Comarch Optima, konieczne było zastosowanie niestandardowego podejścia. Standardowe API nie oferowało wystarczającej elastyczności, aby obsłużyć wszystkie etapy procesu, dlatego zdecydowaliśmy się na budowę robota opartego na interfejsie graficznym (GUI).
Innymi słowy, stworzyliśmy program, który naśladuje ręczne ruchy użytkownika – przesuwanie myszy, klikanie i wprowadzanie danych za pomocą klawiatury, dokładnie tak, jak robiłby to człowiek. Ten typ rozwiązania, choć technicznie mniej zaawansowany niż bezpośrednia integracja API, był w tej sytuacji najbardziej efektywny i szybki do wdrożenia.
Aby zapewnić stabilność działania robota, konieczne było wyznaczenie osobnego komputera, który służyłby wyłącznie do wykonywania zautomatyzowanych zadań. Dzięki temu uniknęliśmy ryzyka błędów wynikających z równoczesnej pracy człowieka i robota na tym samym urządzeniu oraz zapewniliśmy nieprzerwane działanie procesu automatyzacji.
Robot został zaprogramowany tak, by obsługiwać większość ścieżek nakreślonych w diagramie sekwencji. W efekcie, system samodzielnie potwierdzał zamówienia w systemie Shoper i automatycznie przenosił je do Comarch Optima, bez konieczności manualnej interwencji. Dzięki temu właściciel oraz jego zespół mogli skupić się na strategicznych zadaniach, a proces realizacji zamówień działał płynnie, niezależnie od pory dnia.
Co osiągnęliśmy?
Rezultaty finansowe
W wyniku wdrożenia automatyzacji udało się zautomatyzować 71% zamówień, co potwierdziły dane z dwóch dni pilotażowych. Przy obecnym poziomie sprzedaży wynoszącym około 1400 zamówień miesięcznie, oznacza to automatyzację 994 zamówień każdego miesiąca. Osiągnęliśmy niemal stuprocentową zgodność z naszymi początkowymi założeniami, co przekłada się na zwrot z inwestycji (ROI) na poziomie 102%.
Dzięki automatyzacji Lumamed oszczędza miesięcznie około 16,7 godzin pracy, co przy stawce 62,5 zł za godzinę daje oszczędność 1 041,67 zł miesięcznie i 12 500 zł rocznie. Inwestycja w wysokości 12 350 zł zwróci się więc w ciągu niespełna roku, a dalsze oszczędności będą kumulować się wraz ze wzrostem liczby zamówień.
Rezultaty jakościowe
Automatyzacja procesów pozwoliła na znaczące odciążenie właściciela firmy, który wcześniej był mocno zaangażowany w operacyjne działania związane z obsługą zamówień. Uwolniony czas może teraz poświęcić na strategiczny rozwój biznesu, poszukiwanie nowych możliwości rynkowych i doskonalenie oferty.
Zespół Lumamed również odczuł pozytywne efekty, mogąc skupić się na bardziej wartościowych zadaniach zamiast na rutynowych czynnościach administracyjnych. Zmniejszenie liczby manualnych interwencji przyczyniło się także do redukcji ryzyka błędów ludzkich w procesie obsługi zamówień. A to przekłada się na wyższą satysfakcję klientów i lepszą reputację firmy na rynku.
Z jakich narzędzi korzystaliśmy?
W trakcie wdrożenia wykorzystaliśmy zestaw narzędzi, które zapewniły optymalną integrację i sprawną obsługę procesu zamówień:
Macro Recorder – to kluczowe narzędzie, które umożliwiło stworzenie robota opartego na interfejsie graficznym (GUI). Pozwalał na automatyzację działań, takich jak klikanie, wprowadzanie danych i poruszanie myszą, co idealnie pasowało do ograniczeń systemowych w Shoper i Comarch Optima. Dzięki niemu robot odtwarzał czynności wykonywane manualnie, co znacznie przyspieszyło realizację zamówień.
JavaScript (JS) – został wykorzystany do obsługi bardziej zaawansowanych skryptów, które integrowały różne elementy systemu. Jego elastyczność pozwoliła na dostosowanie niektórych procesów i ułatwienie interakcji między systemami.
Shoper – to platforma e-commerce, na której Lumamed zarządza sprzedażą internetową. Shoper stanowił źródło zamówień, które automatycznie były przenoszone do Comarch Optima za pośrednictwem wdrożonego robota.
Comarch Optima – system ERP (Enterprise Resource Planning) używany przez Lumamed do zarządzania finansami, magazynem oraz procesami sprzedażowymi. Automatyzacja pozwoliła na automatyczne wprowadzanie zamówień do tego systemu bez ręcznej interwencji, co znacząco zredukowało czasochłonność całego procesu.
BaseLinker – platforma integrująca różne kanały sprzedaży i zarządzania zamówieniami. W tym projekcie ułatwił integrację pomiędzy Shoper a Comarch Optima, zapewniając płynny przepływ danych między tymi systemami.
Każde z tych narzędzi pełniło unikalną rolę w procesie automatyzacji. A razem dało to spójne i efektywne rozwiązanie dla Lumamed, umożliwiające automatyczne przetwarzanie większości zamówień i usprawnienie codziennych operacji.
Co o naszej pracy sądzi klient?
“Zespół doskonale zrozumiał specyfikę naszego biznesu i wyzwań związanych z procesem obsługi zamówień. Szybko przeprowadzili analizę i dobrali optymalne narzędzia, które idealnie odpowiadały na nasze potrzeby. Automatyzacja przebiegła sprawnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem, a cały projekt był profesjonalnie zarządzany. Szczególnie doceniamy otwartą i efektywną komunikację na każdym etapie współpracy. Dzięki temu wdrożenie nie tylko przyniosło oczekiwane rezultaty, ale również pozwoliło nam na lepsze zarządzanie czasem i kosztami."
Andrzej Leśniarek, właściciel Lumamed.pl
Jeśli chcesz sprawdzić jak można wdrożyć automatyzację w procesach sprzedaży i marketingu w Twojej firmie, umów się na bezpłatną konsultację.
