Automatyczne procesy administracyjno-finansowe, które oszczędzają 48 000 zł rocznie w ecommerce z branży edukacyjnej. Case study Enedu!

WSTĘP I OPIS SYTUACJI POCZĄTKOWEJ

Firma Enedu, specjalizująca się obecnie w szkoleniach z fizjoterapii, zajmuje znaczącą pozycję na rynku edukacji specjalistycznej w Polsce. Dzięki wysokiej jakości wiedzy, praktycznemu podejściu oraz oferowaniu kursów zarówno online, jak i stacjonarnie, Enedu zdobyła uznanie wśród profesjonalistów branży.

Jednak przy wzroście zainteresowania ofertą firmy, zarządzanie logistyką szkoleń stało się wyzwaniem. Procesy wykonywane ręcznie, takie jak tworzenie dokumentacji, komunikacja z kursantami oraz monitorowanie płatności, generowały wysokie koszty operacyjne i były bardzo czasochłonne. Taki manualny sposób działania, nie tylko obniżał efektywność, ale także zwiększał ryzyko błędów, co stawiało pod znakiem zapytania skalowalność przyszłych działań firmy.

JAKIE DZIAŁANIA PODJĘLIŚMY?

Aby rozwiązać zidentyfikowane problemy, nasz zespół wraz z zespołem Enedu zdecydowały się przeprowadzić głęboką analizę obecnych procesów zarządzania kursami. Uświadomiwszy sobie, że kluczem do poprawy efektywności jest bardziej zaawansowana cyfryzacja i płynna automatyzacja, firma Enedu zdecydowała się zastąpić dotychczasowe procesy oparte na arkuszach Excel bardziej wygodnym systemem.

Planowano wdrożyć narzędzia umożliwiające automatyczne generowanie dokumentów, zarządzanie komunikacją z kursantami oraz monitorowanie płatności i uczestnictwa w wydarzeniach, co miało zminimalizować czasochłonne zadania i zredukować ryzyko błędów.

ETAP I - KONSULTING PROCESOWY

1. Modelowanie obecnego procesu realizacji zamówienia (AS - IS)

2. Analiza procesu - kluczowe dane:

• Przeanalizowano proces zarządzania i obliczono, że dla 100 przypadków użycia miesięcznie średni koszt procesu wynosił 5500 zł.
• Zidentyfikowano kluczowe nieefektywności, takie jak np. ręczne wypełnianie plików Excel.
• Tworzenie, wysyłanie oraz ręczna personalizacja serii wiadomości do kursantów generowało zadania nawet na 7 minut na każdą wiadomość.
• Tworzenie listy uczestników i certyfikatów zajmowało kolejne 8 minut na każdego uczestnika.

3. Wdrożone usprawnienia procesu:

• Wdrożono system zarządzania bazą kursów, który został zintegrowany ze sklepem internetowym, umożliwiający automatyczne przypisywanie zamówień do kursów.
• Opracowano wygodny interfejs do obsługi bazy kursów, z uwzględnieniem różnych ról, widoków i funkcji.
• Zautomatyzowano proces wysyłania spersonalizowanych wiadomości do kursantów, co znacząco skróciło czas i zmniejszyło ryzyko błędów.
• Zautomatyzowano generowanie dokumentów (certyfikatów i zaświadczeń) na podstawie listy uczestników danego kursu.

4. Symulacja przyszłego procesu (TO - BE)

Co ciekawe, sam model procesu nie uległ zmianie, zmienił się jedynie sposób jego realizacji – został całkowicie zautomatyzowany.

‍

‍

ETAP II - WDROŻENIE TECHNOLOGICZNE AUTOMATYZACJI

1. Budowa bazy kursów i wygodnego interfejsu.

• Stworzyliśmy i wdrożyliśmy zaawansowaną bazę danych, która umożliwia łatwe zarządzanie kursami i uczestnikami, integrując wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu w czasie rzeczywistym. Praca na dedykowanym interfejsie jest znacznie bardziej efektywna, ponieważ w zależności od roli możemy generować niezbędne raporty i widoki.

1. Automatyzacja komunikacji.

• Dzięki opracowaniu skryptów, proces wysyłania spersonalizowanych wiadomości do kursantów został zautomatyzowany, redukując czas poświęcony na te działania z 7 minut na wiadomość do niemal natychmiastowego procesu.

1. Generowanie dokumentów.

• Wdrożyliśmy system automatycznego tworzenia certyfikatów i zaświadczeń, który zmniejszył czas potrzebny na te zadania z 8 minut na uczestnika do szybkiego, zautomatyzowanego procesu.

1. Integracja ze sklepem internetowym.

• Zautomatyzowaliśmy przepływ danych między sklepem internetowym a bazą kursów, co pozwala na bieżące aktualizacje dotyczące nowych zapisów i płatności kursantów.

JAKIE EFEKTY OSIĄGNĘLIŚMY?

Podsumowanie finansowe:

• Redukcja kosztów operacyjnych z 5500 zł do 1500 zł miesięcznie dla 100 przypadków użycia, co przekłada się na roczne oszczędności w wysokości 48 000 zł.
• Znaczące zmniejszenie czasu poświęconego na ręczne operacje: wysyłanie wiadomości (z 7 minut na niemal natychmiastowo) i tworzenie dokumentów (z 8 minut na uczestnika do szybkiego, automatycznego procesu). Trzymając się przypadków użycia, to czasowa oszczędność jest na poziomie 3600 minut (60 godzin) na 100 przypadków.

Podsumowanie jakościowe:

• Poprawa precyzji i redukcja liczby błędów.
• Zwiększenie dostępności i usprawnienie zarządzania danymi poprzez scentralizowaną bazę kursów.
• Wzrost satysfakcji klientów i pracowników dzięki efektywniejszym i generującym mniej błędów procesom.

Z JAKICH NARZĘDZI KORZYSTALIŚMY?

Airtable został użyty do stworzenia i zarządzania bazą danych kursów, co umożliwiło łatwą organizację i dostęp do informacji.

Make (dawniej Integromat) umożliwia automatyzację procesów oraz integrację różnych systemów i aplikacji w celu usprawnienia przepływu pracy.

JavaScript i AWS Lambda zostały wykorzystane do tworzenia skryptów automatyzujących zadania, takie jak tworzenie i wysyłanie dokumentów oraz komunikacja z klientami.

Dokumenty Google zostały wykorzystane do automatycznego tworzenia zaświadczeń i certyfikatów dla uczestników kursów.

‍