Jakie procesy w firmie można zautomatyzować?

Automatyzacja procesów - co to jest?

Automatyzacja procesów to użycie technologii w celu wyeliminowania rutynowych, powtarzalnych zadań wykonywanych przez pracowników. W skrócie, chodzi o to, aby maszyny zastąpiły ludzi w obszarach, gdzie to możliwe, dzięki czemu zasoby ludzkie można przekierować na bardziej wymagające intelektualnie zadania.

Kiedy i gdzie warto stosować automatyzację?

Automatyzację warto rozważyć wtedy, kiedy w firmie istnieje wiele powtarzalnych, czasochłonnych zadań, które nie wymagają zaawansowanego rozumowania. Innymi słowy, jeśli zadania są rutynowe i można je sformalizować w jasne instrukcje, to jest to znak, że warto je zautomatyzować.

Z punktu widzenia zarządzającego biznesem lub jego częścią, jeśli zmagasz się z takimi wyzwaniami, jak:

• wysokie koszty operacyjne;
• duża rotacja pracowników w działach, gdzie dominują rutynowe zadania;
• spadek wydajności i efektywności pracowników;
• konieczność pracy po godzinach z powodu nadmiernej ilości rutynowych zadań;
• brak czasu na strategiczne planowanie i rozwijanie firmy;

to zdecydowanie powinieneś zainteresować się tematem automatyzacji procesów biznesowych.

Jeśli już podejmiesz decyzję o wkroczeniu na ścieżkę automatyzacji, warto wiedzieć w jakich obszarach firmy oraz konkretnych procesach można szukać dla niej zastosowania. Poniżej kilka przykładów.

‍

‍

Automatyzacja sprzedaży

Automatyzacja sprzedaży pozwala na efektywne zarządzanie procesem sprzedażowym, od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem aż po zakończenie transakcji.

Przykłady procesów:

• Automatyczne generowanie ofert dla klientów.
• Automatyczne przypisywanie leadów do odpowiednich przedstawicieli handlowych.
• Automatyczne wysyłanie przypomnień o płatnościach.
• Automatyczne śledzenie interakcji z klientem.
• Automatyzacja wystawiania faktur po zakończeniu transakcji.

Automatyzacja marketingu

Automatyzacja marketingu to zastosowanie technologii w celu efektywniejszego osiągania celów marketingowych.

Przykłady:

• Automatyczne segmentowanie baz danych.
• Automatyczne wysyłanie e-maili marketingowych na podstawie zachowań użytkowników.
• Automatyczne publikowanie postów na mediach społecznościowych.
• Automatyczne analizy ROI różnych kanałów marketingowych.
• Automatyczne testy A/B różnych wersji stron internetowych.

Automatyzacja obsługi klienta

Automatyzacja obsługi klienta to zastosowanie technologii w celu efektywnego rozwiązania problemów i zapytań klientów.

Przykłady:

• Chatboty do podstawowej obsługi klienta.
• Automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich działów.
• Automatyczne ankiety po zakończeniu interakcji z klientem.
• Automatyczne wysyłanie instrukcji i poradników do najczęściej zadawanych pytań.
• Automatyczne przypomnienia o ważnych terminach dla klienta, jak np. terminy wymiany oleju w samochodzie.

Automatyzacja HR

Automatyzacja w dziale zasobów ludzkich pozwala na bardziej efektywne i rzetelne zarządzanie personelem.

Przykłady:

• Automatyczne przesyłanie testów rekrutacyjnych.
• Automatyczne skanowanie CV w poszukiwaniu kluczowych umiejętności.
• Automatyczne przypomnienia o rocznicach zatrudnienia i potrzebie przeprowadzenia rozmów oceniających.
• Automatyczne generowanie raportów dotyczących wydajności pracowników.
• Automatyczne zarządzanie grafikami i czasem pracy.

Automatyzacja księgowości

Automatyzacja księgowości pozwala na znaczącą redukcję błędów i przyspieszenie wielu procesów.

Przykłady:

• Automatyczne importowanie danych bankowych do programu księgowego.
• Automatyczna klasyfikacja i zapis transakcji.
• Automatyczne generowanie raportów i zestawień finansowych.
• Automatyczne przypomnienia o zbliżających się płatnościach.
• Automatyzacja obiegu dokumentów, np. faktur i umów.

Automatyzacja back office

Automatyzacja back office to zastosowanie technologii w celu efektywnego zarządzania działaniami zaplecza administracyjnego.

Przykłady:

• Automatyczne zarządzanie zamówieniami od dostawców.
• Automatyczne archiwizowanie dokumentów.
• Automatyczne przypomnienia o terminach ważnych dla działalności firmy.
• Automatyczne generowanie raportów i zestawień dla zarządu.
• Automatyczne zarządzanie flotą samochodową, np. przypomnienia o konieczności przeglądów.

‍

‍

Podsumowanie

Automatyzacja procesów to nie tylko modny termin, to przede wszystkim jedno z najważniejszych narzędzi zarządzania, które może zrewolucjonizować Twoją firmę. Jego zastosowanie przenika przez wszystkie działy i aspekty działalności – od sprzedaży, przez marketing, obsługę klienta, aż po HR i księgowość.

Pamiętaj proszę, że automatyzacja przede wszystkim pozwala na oszczędność czasu i zasobów. Wykonując rutynowe zadania w sposób zautomatyzowany, Twoi pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających kreatywności, analizy i strategicznego myślenia. To przekłada się na zwiększenie efektywności i, co równie ważne, na zadowolenie zespołu, który może wykonywać prace bardziej wartościowe. Ponadto, zastosowanie automatyzacji obniża ryzyko błędów, które są nieuniknione w przypadku monotonnej, ręcznej pracy.

Jeżeli temat automatyzacji wydaje się być ciekawy, ale nie wiesz, od czego zacząć – zapraszam do kontaktu. Z przyjemnością odpowiem na wszelkie pytania, pomogę wybrać odpowiednie narzędzia i wskażę, w którym miejscu warto zacząć. Pamiętaj, że każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Automatyzacja

‍